学院会议室管理暂行办法

文章来源:admin 作者: 发布时间:2014-09-01 浏览量:

       为进一步规范会议室的管理,提高使用效率,更好地为接待来访及各类会议提供良好服务,特制定本办法。

     一、会议室功能:学院会议室(行政楼第一会议室、第二会议室和接待室)用于学院召开会议、接待来访等。第一会议室主要用于召开党委会、院长办公会等学院召开的会议,原则上不安排各部门组织召开的会议。
     二、会议室日常管理:由学院办公室(党委办公室)负责管理,并协调后勤服务集团安排人员定期对会议室和接待室进行清扫、检查,保持室内整洁,认真做好“三防”安全工作。
     三、会议室会务组织:学院办公室(党委办公室)负责院校领导安排的会议会务工作;各部门组织的会议会务由使用部门负责。
    四、会议室优先使用原则:内宾礼让外宾,外事接待工作优先使用;列入学期工作计划的会议优先使用。若各部门预订的会议安排与学院临时性重要会议发生冲突,则全院性会议优先使用。
    五、会议室预约使用:学院各部门因工作需要使用会议室应提前一天预约,办理登记手续后方可使用。会议室使用期间,会议室设备调试、会场布置及服务等由使用部门负责,院办公室协助办理。
    六、会议室内配套设施设备未经许可,不得随意移动,更不能移出室外。如需调整或改变其摆放格局,需由使用部门提出申请并于会后恢复原状。
    七、会议结束后,使用部门要及时整理好室内设施、环境,关好门窗、电器、电源等,如因使用不当造成的安全事故或物品损坏、丢失由使用部门负责。
    八、其他具有专项功能的会议场所,如行政楼第三会议室、学术报告厅、多功能厅以及体育馆,可参照本办法,由各相关职能部门负责管理。
    九、本办法由学院办公室(党委办公室)负责解释,自公布之日起执行。
  

 



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